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衢州市住房和城乡建设局关于印发《衢州市住房和城乡建设局机关公文处理办法》的通知

来源:建设局网管员 时间:2012-1-10 9:12:00 作者:建设局网管员 阅读 1297 次

衢住建办〔2012〕1号


各县(市、区)建设局,城东、城南分局,西区工程管理局,局机关各处室,局属各单位:
      现将《衢州市住房和城乡建设局机关公文处理办法》印发给你们,请遵照执行。


二〇一二年一月五日

主题词:文秘工作  公文  处理办法  通知
 衢州市住房和城乡建设局办公室      2012年1月5日印发
 衢州市住房和城乡建设局机关公文处理办法

      第一章 总则

      第一条 为使市住建局机关的公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,适应新时期政府工作要求,提高公文处理的效率和质量,根据相关文件精神,结合市住建局实际,特制定本办法。
      第二条 局机关的公文,是在建设行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻国家和省、市有关建设工作的方针、政策,发布市住建局行政措施,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。行文要少而精,讲求实效,可长可短的发短文,凡能当面协商,电话联系等解决的问题,不要行文,力戒形式主义、文牍主义。
      第三条 公文处理分为收文办理、发文办理和整理(立卷)、归档等工作。
      第四条 局办公室是局公文处理的管理部门,负责指导下属单位的公文处理工作,并对上级机关和本局机关下发公文的贯彻落实情况及有关部门、地方和单位报送市局公文的办理情况实施督促检查。
      第五条 局机关工作人员要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重实际效用,并逐步实现办公自动化。
      第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全,并严格执行国家有关保密的规定,确保国家秘密安全。公文的收发、分办、传递、督办、用印、立卷、归档等各个环节,必须分工明确、职责清楚。
      第二章 公文种类
      第七条 局机关公文,依据不同内容和要求,分别采用:中共衢州市住建局党委文件、市住建局文件、函、公告、会议纪要、衢州住房和城乡建设信息等形式印发。
      第八条 以局名义向上级报送的请示、意见、报告等;向下级传达贯彻党和国家的方针政策,发布指导性、指令性意见,印发局里的政策性文件和标准、规范,以及其他必须以局文件形式办理的事项,用市住建局文件。
向市委及其有关部门的请示、报告,向局机关、局下属单位传达贯彻党中央、省、市委的重要决定和指示,重要工作、重大活动的安排和部署,对局机关副科级及其以上干部、下属单位副科级以上干部的任免等用中共衢州市住建局党委文件。
      局领导讲话和需要通报的事项、情况,用办公室文件或衢州住房和城乡建设信息、参阅件。
      第九条   局常用的公文种类主要包括:
      (一)决定
       适用于对重要事项或者重大行动作出决策的安排,奖惩有关处室及人员,变更或者撤销不适当的决定事项。
      (二)公告
       适用于对外宣布重要事项或者法定事项。
      (三)通告
       适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
      (四)通知
       适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文;传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项;人事任免等。
      (五)通报
       适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
      (六)报告
       适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
      (七)请示
       适用于向上级机关请求指示、批准。
      (八)批复
       适用于答复下级机关的请示事项。
      (九)意见
       适用于对重要问题提出见解和处理办法。
      (十)函
       适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。
      (十一)会议纪要
       适用于记载、传达会议情况和议定事项。
      第三章 公文格式
      第十条 中共衢州市住建局党委文件、衢州市住建局文件一般由发文机关发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
      1、发文机关应当写全称或规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。
      2、发文字号,包括机关代字、年份、序号,一般置于发文机关名称之下,横线中央之上。联合行文,只标明主办机关发文字号。
      3、机关代字,衢州市住建局党委文件机关代字为“衢住建党委”,衢州市住建局文件机关代字分为“衢住建”、“衢住建X”、“衢住建批”和“衢住建函”。“衢住建”用于上行文和全局性重要下行文;“衢住建X”用于下行文,“X”为机关处室名称的第一个字;“衢住建批”用于答复下级机关的请示事项;“衢住建函”用于平行文。
      4、上报的公文,应当注明签发人、会签人的姓名。其中“请示”应当在末页注明联系人的姓名和电话。
      5、公文标题,一般应标明发文机关名称和公文种类、概括公文主要内容。标题文字应力求扼要简短,除法规名称加书名号外,一般不用标点符号。
      6、公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称。没有台头的公文,主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。
      7、成文日期一般以领导人最后签发日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。特殊情况可以印发日期为准。
      8、公文除会议纪要、电报外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合下发文机关都应当加盖印章。
      9、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
      10、公文如有附注(如“此件不得公开报道”等),应当注在公文落款(印章)之下,并用括号括起来。
      11、主题词,标引在公文末页左下端,按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列,数量不超过5个词。
      12、抄送机关(单位),是指除主送机关(单位)外需要执行或知晓的其他机关(单位)。
      13、印发机关栏,设在文件末页最后一行。印发机关统称市住建局办公室。印发日期为送印日期。
      第十一条 局办公室文件一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关和日期等部分组成。
      第十二条 市住建局所有公文格式、文头由局办公室统一印制。
      第四章 行文规则
      第十三条 市住建局可以向市政府行文报告工作、请求指示;可以向各县市区建设行政主管部门发出业务指导性文件;可以向局下属单位发出指导性文件;可以向市政府各局、委、办行商函性文件。除以函的形式与地方政府商洽工作、询问或答复问题、审批事项外,未经市政府批准,一般不得向县(市、区)政府正式行文。
      第十四条 局机关各处(室)不得对外行文,如特殊情况需要函告,应经局办公室同意后可以向各县市区建设局、市政府各局、委、办的各下属机构的业务科(室)以及局下属有关单位发便函。
      第十五条 局机关各处(室)之间,一般不互相行文;必须行文时,可采用便函。局机关各处(室)的下行便函,凡须局内有关各处(室)按照执行或知晓的,可一并主送或抄送。
      第十六条 行文以不越级为原则,应按隶属关系逐级上报或下达。局机关的下行公文主送各县(市、区)建设局、局下属单位,局机关处(室);抄送市政府各有关局、委、办。
      第十七条 向上级机关的请示,应主送一个机关,不得多头主送。
      第十八条 请示的公文应一文一事;除上级领导同志直接交办的事项外,请示不得直接送领导个人,更不能送领导同志秘书,也不能同时抄送下级机关;不得将请示的事项夹在报告中。
      第十九条 局机关各处(室)之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下发便函。
      第二十条 局下属单位不能以局机关名义行文,必须以局机关名义行文时,须事先向有关业务处(室)送书面文稿,经有关处室审核后按公文拟制及审核程序行文。局下属单位不得向各县市区建设局行文。局属各协会、学会不得向  各县(市、区)建设主管部门行文,如特殊需要应经局办公室同意后函告。
      第五章 公文拟制及审核
      第二十一条 拟制公文应当做到:符合法律、行政法规、部门规章及党和国家的方针、政策;全面、准确地反映客观实际情况;完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。
      第二十二条 凡涉及局内两个以上处(室)职权范围的事项,应由主办处(室)起草,按照本办法第六章的规定做好会签工作。
      第二十三条 公文实行严格的审核把关制度。局办公室负责党委发文、局发文、办公室发文的核稿工作。起草处(室)负责文稿的校核工作。
      第二十四条 局党委发文、局发文、局办公室发文的文稿,由主办处(室)负责核稿的人员校核后,经处长(主任)复核签字,送局办公室核稿后报局领导签发。
行政规范性文件,主办处(室)在送局办公室核稿前,应送法制处作合法性、合理性审查,审查合格的,才能送局办公室核稿。
      第二十五条 处(室)便函由承办处室负责核稿后报处长(主任)审核由分管局长签发。
      第二十六条 局办公室负责核稿的主要内容是:
      1、是否需要行文;
      2、行文程序是否符合规定;
      3、是否符合法律、行政法规、部门规章及党和国家的方针、政策;
      4、是否完整准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
      5、涉及有关部门业务的事项,应注明会签单位;
      6、文种使用、公文格式、文字表述等是否符合本办法的有关规定。
      第二十七条 代拟的局党委发文、局发文、局办公室发文文稿,需要进行修改完善时,由主办处(室)负责修改完善。
      第六章 公文会签、签发及运转
      第二十八条 要严格执行局发文的协商会签制度。公文文稿内容如涉及其他部门业务的事项,主办部门应积极主动做好协商、会签工作。
      第二十九条 局发文涉及其他部门的,由局领导先签署意见,然后再送往会签的部门。
      有分歧意见时,主办处(室)的处长(主任)应主动与协办部门业务处(室)协商;经协商仍不能取得一致意见时,由分管副局长或局长出面协商;确难取得一致意见的,应按市政府要求,注明各方意见和依据并提出建设性意见报市政府协调或裁定。
      第三十条 局发文涉及本局多个处(室)时,主办处(室)要主动征求有关处(室)的意见,认真进行协商和会签;未经协商和会签的文稿,不得送办公室核稿;经协商不能达成一致意见的,应报经分管副局长或局长决定是否行文。
      第三十一条 市住建局党委文件,由局党委书记签发。
      第三十二条 市住建局文件,重要文件由局长签发,一般的由分管副局长签发。其中市住建局发文的规范性文件,经局长办公会议讨论后,由局长签发。文件内容涉多个副局长分管工作的,经有关副局长会审后送局长签发;报市委、市政府的请示、报告,经分管副局长审核后,一律由局长签发;局长出国出差期间,由局长委托的副局长签发,须在文件签发栏中注明。
      第三十三条 处室发便函由分管局长签发。
      第三十四条 以市住建局办公室名义行文的文件,由办公室主任或副主任签发。其中内容重要、涉及面广的,须呈分管副局长或局长审核签发。
      第三十五条 已经负责人签发的文稿,原则上不得修改;需作修改时,应报签发的负责人同意。
      第三十六条 局发文文稿的运转程序是:
      1、处(室)拟的局党委发文、局发文文稿,经本处(室)核稿人员复核后,送处长(主任)审核。
      2、处长(主任)审核签字后,送局办公室。如涉及其他业务处(室),应先送有关处(室)会签后,再送局办公室。
      3、拟发中共衢州市住建局党委文件、市住建局文件的文稿,经办公室核稿送局领导签发。局领导签发的文稿,由办公室登记后编号付印,原文稿由局办公室存档。
      第三十七条 局机关文印室对机关各处(室)送交印刷的公文文稿应予登记,并根据确认的紧急程度安排打印。
      第三十八条 送局机关文印室的公文一般在3个工作日内印出,急件2个工作日内印出,特急件1个工作日内印出或按要求时限印出。
      第三十九条 送印的公文由主办处室拟稿人员负责催办和校对。
      第七章  公文签收、批办和管理
      第四十条 所有送市住建局的公文由局办公室专人负责签收、分发和管理。
      第四十一条 需要办理的公文,局办公室审核后应当及时提出拟办意见,按局领导分工和处(室)职能分工呈送或批分。重要公文,送局长或副局长阅批。一般性公文直接分送主管处(室)办理。需两个以上处(室)办理的公文,由主办处(室)商其他有关处(室)办理。
      第四十二条 对上级领导批示的文件,作为一类公文,一类公文必须按期办结。局办公室要限定办理时间,指定专人,做到及时跟踪催办、督办,办复后要做好归档工作。对一般性公文要定期催办、督办。
      第四十三条 各处(室)对承办的公文,要严格按照规定的时限办理,不得延误、推拖。各处(室)负责本处(室)公文办理的催办工作。
      第四十四条 各类文件一般不准翻印,如需翻印,须经原发文单位批准。绝密文件不准翻印。局发文件一般不准翻印,如需翻印,须经局办公室批准。
      第四十五条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须按发机要要求加密。
      第八章  公文立卷、归档和销毁
      第四十六条 公文办理完毕,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将定稿公文、正本和有关材料整理立卷。
      第四十七条 以局名义召开的会议、经局批准由处(室)召开的会议其会议材料,应由承办处(室)将发文的文稿及会议材料等整理立卷送办公室档案室。个人不得保存应归档的公文。
      第四十八条 归档卷内文件材料必须齐全、系统、准确,需说明情况的案卷,应在备考表中填写清楚(除重要手稿外,应尽量采用光碟归档)。
      第四十九条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
      第五十条 公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
      第五十一条 没有归档和保存价值的公文,经过处长(主任)批准,可以定期销毁。当年收到的各级各类文件和办公室分发的其他资料,一般在翌年3月底前清退给档案室统一组织销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由2人监销,保证不丢失、不漏销。
      第九章 附则
      第五十二条 本办法由市住建局办公室负责解释。
      第五十三条 本办法自印发之日起执行。

 

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