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2014年市住建局城市建设和管理课题调研专刊二十一(城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析)

来源:- 时间:2014-12-11 15:27:00 作者:- 阅读 4209 次

衢州住房和城乡建设信息

2014〕第99

衢州市住房和城乡建设局办公室编     二〇一四年十二月十日 

2014年市住建局城市建设和管理课题调研专刊二十一

城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析

    【摘  要】随着我国档案事业的不断发展,信息技术的广泛应用促进了档案管理理论的发展创新,推动了档案管理手段和工作流程的变革,电子档案逐渐被纳入管理范围,提供更加快捷、精准、简便、灵活的信息服务,易于被人们采纳并推广。因此,对电子档案和传统纸质档案的共性和差异进行系统地比较,对做好城建电子档案归档管理意义重大。

    随着我国档案事业的不断发展,信息技术的广泛应用促进了档案管理理论的发展创新,推动了档案管理手段和工作流程的变革,电子档案逐渐被纳入管理范围,电子文档以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案造成很大的冲击。电子档案提供更加快捷、精准、简便、灵活的信息服务,易于被人们采纳并推广,将成为主流的档案形态。因此,对电子档案和传统纸质档案的共性和差异进行系统地比较,对做好城建电子档案归档管理意义重大。

    一、纸质档案与电子档案特点的比较

    纸质档案和电子档案各有其特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点。电子档案的优势也很明显,电子档案所承载的信息摆脱了源文件的束缚可以任意复制而没有原副之分,具有信息存储的高容纳性、载体的多样性及信息资源的共享性等特点。

    (一)电子档案与纸质档案相比的优势

    1、档案信息与载体的可分离性。电子档案不再受“孤本”的限制,一份档案信息可以通过简单的操作实现在不同的载体上同时存在或相互转化,而不损害档案原件。除普遍发行的文书文件外,大部分的形成的纸质档案都是独份,想实现大规模、大范围的信息复制需要的成本是极高昂的,且对档案原件造成损害几乎不可挽回。因此纸质档案的共享利用只能在小范围进行,是一种“有形的信息资源”汇集在一定的场所、固定的实践范围内被需要者利用。这样既限制了档案利用的人数、时间、地点,而且在保存上存在巨大风险,很不利于档案被利用者利用。而电子文件在虚拟的计算机环境下,成为“无形的信息资源”打破了纸质文件“有形”的观念,使同一份档案可以在同一时间不同地点,被不同利用者共享。

    2、便于传输性。通过计算机网络等技术可以将数字化的电子档案进行远程传递,使电子档案的异地利用成为可能。利用者可以在方便的时间、地点通过网络利用开放的档案,从而大大提高档案信息资源的可用性。而纸质档案的传递是受时间、地点限制的。

    (二)电子档案与纸质档案相比的劣势

    1、不稳定性。电子档案在利用过程中,由于各种原因其信息内容及载体是不稳定的。电子档案的局限性,在利用过程中,其信息内容是很容易被修改、丢失或损坏的。而纸质档案是不易被修改的,就算被进行任何修正和篡改也会很容易识别出来。保存在计算机中的电子档案会因计算机中毒、设备故障等,会破坏电子档案内容。当电子档案在库房保管时也会因保管条件、载体寿命或管理人员误操作等受到损坏,都会导致档案内容的丢失和损坏。

    2、不安全性。电子档案的利用不易于档案的安全保密。外界可以利用非法技术侵袭保存档案的计算机,计算机中的档案信息很容易就会被窃取,从而导致国家珍贵档案泄露出去。也由于电子档案极易被拷贝、复制等特点,容易被盗用从而有作他用,危害到国家利益。

    (三)、电子档案与纸质档案保护技术的不同

    1、纸质档案的保护。纸质文件一旦形成,其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起,它的寿命与其内部诸因素和外在环境条件有关。纸张的耐久度取决于纸张的纤维素的性质,尽管纤维素在一定的条件下,可发生水解和氧化反应,使字迹发生扩散,但只要在档案保护过程中,注意排除发生两大化学反应所需要的条件(注意定期排查排险等),就可以使纸张寿命延长。空气中的灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。这就要求存储档案的库房墙壁的面层应选用质地较为耐磨光滑且不易起尘的材料,记录档案的字迹,通常使用不易挥发、分解、扩散以及溶解的材料,在最大程度上保护纸质档案的完整性和使用性,在档案入库时,要做必要的除尘处理,平时要做好库房内部的清洁卫生工作。由于纸质档案的载体特性,使得防火成为保护纸质档案的重中之重。纸质易燃,这就要求在存放纸质档案的档案库要远离火源,并注意档案库中漏电、漏水及静电对档案的影响。同时在建立库房的地点,要采取必要的措施预防污染物对档案的影响,可以对库房放置净化与过滤设备和安装防光玻璃,减少档案漏光的机会和事件。

    2、电子档案的保护。电子档案的载体材料是磁性物质和硬盘。不适宜的温湿度对磁性载体和硬盘均有影响,在温度过高或过低条件下,聚酯底基易膨胀或收缩变形,硬盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形,影响激光束精确位置和数据的读写。粘合剂起着连结底基和磁粉的作用,有具有易热胀冷缩、磨损、脱落、生霉等缺点,直接影响信息再现。硬盘的信息存取常用的介质主要有碲、碲合金、硒以及一些在热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。此外,灰尘对电子档案也有一定的影响,灰尘会造成磁性载体机械磨损、静电、吸水以及影响发热等损害。一旦灰尘对电子档案的载体造成损坏,载体上所记录的所有信息可能会丢失,影响档案的完整性,使之在计算机系统上无法读出最原始的信息,导致电子档案永久性毁坏。

    综上所述,在进一步了解了纸质档案和电子档案的不同特点,下面根据城建档案馆工作的实际,分析纸质和电子两种不同载体形式档案在管理上的异同。

    二、纸质档案与电子档案管理的差异

     (一)载体形态不同

    以纸质档案为主体的实物档案,其信息与载体是不可分离的,其优势在于:在辨别档案真实性方面,不但可以分析档案内容信息的真伪,还可以通过对字迹、载体的辨别确定档案的真实性,凭证价值较高;年代久远的档案还具备相当的文物价值。实物档案的缺陷也是明显的,其内容信息、字迹、载体三者统一,几乎不可能同步无差别复制,且因档案的原始记录性及保管成本压力,通常只能够保存一份。一旦档案因灾害、灾难造成毁损,其承载的信息也一同消失。

    电子档案在形态上相对单一,无论文字、图形、图像、声音、视频等不同各类的信息,都是以二进制编码的数字形态存储在移动U盘、光盘上。电子档案的数字形态,决定了它可以通过信息网络不受地域限制地向社会提供利用,进一步丰富数字档案馆、网上档案馆的内涵。同样重要的是,电子档案具有信息与载体的分离性,可以根据需要复制多份,而信息内容毫无损失、完全一致。这样可以将档案复制多份,以多种方式组织备份。甚至可以将城建档案远程备份到其他城市,减轻灾难造成的损失,为灾后重建提供详实可靠的资料。

    (二)保管方法不同

    纸质档案保管关注的是温湿度控制、防生物侵害等方面内容,以库房管理为重点,占用库房面积大。而电子档案一般是保存在服务器、移动硬盘或光盘中,甚至远程存储在异地,保管电子档案需要的空间极小。但是电子档案保管的要求更加严格,除了温湿度控制、防火防水防盗外等存储环境的管理,必须做好以下三个方面的工作。

    首先是建立高效可靠地存储备份系统,应用双机热备、带库备份、光盘硬盘备份、远程异地备份等多种手段,确保电子档案的多套同步备份与维护。其次,还必须维持档案的可读性即维持读取电子档案的软硬件环境。存储设备发生技术变革而更新时,必须及时进行数据迁移。软件版本升级时必须及时充分考虑兼容性,将数据进行格式转换或者导入到新数据库中。再次,要加强档案信息的安全保密工作,杜绝档案泄密事件的发生。

    (三)在审核和鉴定方法上的不同

    一般纸质档案需逐页逐份的进行价值鉴定,鉴定时间较长。电子档案的审核可以通过相应的计算机公式,自动对档案的真实性、完整性进行辅助校验,它的鉴定时间相对较短。

    电子文件由于采用了电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,甚至某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以修改,这使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此在电子档案审核和鉴定时,还要审核档案形成过程中的数字签名、信息认证、身份验证以及加密特征,确保档案管理部门接受的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子档案的法律凭证地位。

    (四)在利用方式上的不同

    在利用方法上,纸质档案一般是通过阅览服务、查询利用等途径来实现其利用价值。电子档案是以数字形态存在的,可以充分发挥计算机系统高效检索、海量存储的特性,迅速、全面的搜寻所需档案。如按档案分类、形成年份等相关信息进行筛选;或按工程名称、地址等属性进行定位;或按建筑结构形式、地理区域进行统计。同时检索、统计、阅读、复印等利用过程完全是无损耗的,减轻了档案保护的压力。

    综上所述,城建档案的数字化不仅大大地提高了经济效益,节约了保管费用,节省了占地空间,还提高了办公效率,防止了原始档案被篡改的行为,使档案原件的使用更加安全。

    三、数字化是城建档案事业发展的必然要求

    城建档案是专业档案的一种,在管理上与综合档案有所区别。城建档案以工程科技档案为主要组成,是工程项目的第一手资料,其中手写稿、照片、图纸数量众多,使得城建档案在保管和利用难度上高于普通文书档案。目前,城建档案馆电子档案的主要来源是馆藏纸质档案的数字化扫描加工,通过扫描与条目的著录及一系列的系统操作实现档案信息的计算机读取与管理。随着社会管理改革的不断深化,打造高效、节能政府的要求不断提高,城建档案馆的工作也必须由传统的单一的实物档案管理转向现代化电子信息管理。由此看来,档案数字化是档案利用工作发展的必要趋势。那么,城建档案下一阶段的发展方向应该为:一是建立健全城建档案馆藏档案数字化。二是健全和开展城建档案数字化接收和管理。三是建设有地方特色城建档案的数据库,能更好地提供专业信息和专业服务,并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。四是建立真正的高效率的数字化城建档案馆。五是向专业特色的城建档案馆发展,向社会提供网上查询利用。六是缩短城建档案信息的加工时间,提供利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短,且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案,完成信息调阅,提高服务效率。

    分析城建电子档案与传统纸质档案在管理上的共同点和差异性,对我们规划管理体系、优化业务流程很有帮助。纸质档案和电子档案在管理和应用过程中各有所长,在一定时期内将无法取代,而将会实行并行管理。随着建设行业信息化应用的日益普及,公众实时、档案利用要求日益提高,电子档案的资源必将日渐丰富,利用更加广泛,未来必将成为最重要的档案形态。

 

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