正文内容

·当前您的位置:首页 -- 正文内容

关于城建档案数字化建设的思考

来源:管理员 时间:2012-12-24 9:56:00 作者:管理员 阅读 4789 次

      摘要:随着社会和数字化进程的发展,档案的数字化建设已成了各地城建档案馆的工作重心。相对于传统纸质档案而言,其具有保护档案实体、信息存储量大、节省贮存空间、提高工作效率、节约查询时间等特点。

 

关于城建档案数字化建设的思考

城建档案是城市规划、建设、管理中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地,承担着接收、保管城市建设中具有保存价值的文字、图纸、照片、录像等各种载体的档案资料,为城市建设提供真实可靠的信息。近几年来,随着城市建设和科学技术的发展,城建档案事业也步入了快速发展的轨道,()藏量逐年增多,档案载体打破了过去以纸张为主要载体的传统模式,呈现出电子、纸张等多种载体共存的格局;同时,社会公众要求信息共享的呼声日益强烈。为适应形势的发展,满足档案利用的需求,城建档案数字化建设成了城建档案工作者急需解决的问题。

档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案和实体档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上,并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。我馆现有馆藏档案约5万卷,存储介质主要是纸张,辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。因条件有限,我馆目前档案实体管理仍处于传统的管理模式,档案利用方式一直沿用传统方式操作,在耗费大量的人力物力的同时,效率却没有得到有力提高。

一、档案数字化的必要性

(一)档案数字化是档案信息化建设的主要内容,是建设数字化城建档案馆的必然趋势。随着科学技术的发展和信息化时代的到来,数字化已经渗透到国民经济和社会生活的各个环节和方面,不仅直接影响到整个国民经济的效率,而且已经成为社会经济系统不可缺少的基础和命脉。目前,数字城市正在如火如荼建设当中,在此形势下,城建档案馆必须适应社会发展的趋势,加快数字化建设步伐,更有效地发挥城建档案馆的作用。

(二)档案数字化是提高其利用效率的最佳途径。利用是城建档案工作的根本目的,城建档案专业性强,涉及面广,种类多,数量大,利用频繁,记录和反映的都是城市建设专业技术活动的成果,城建档案管理工作最终是为城市规划建设及其管理服务。传统的检索方式需要通过人力去翻阅、查找,档案检索较烦琐,工作量较大,既费时又费力。纸质档案和实体档案进行数字化处理后,可以提供各种科学的、符合需要的城建档案的检索工具,操作方便、快捷,能更大程度地满足利用者的需求,实现城建档案的有效利用。

(三)档案数字化是出于档案保护的需要。档案的大量存在,使得档案利用者到城建档案馆检索时,必须也只能通过翻阅大量的档案原件才能查阅到相关信息。个别档案由于利用者多、利用次数频繁,轻则出现页面污损,重则出现页面断折现象,加速了档案受损程度,不利于档案的保护。纸质档案和实体档案进行数字化后,是以计算机读取为介质的利用需求方式,通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案,不用进库房即可查找和检索到需要的档案资料,有力地减少了档案受损程度,在一定程度上起到了保护档案的效果。

二、档案数字化的基本环节

档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。

(一)档案整理

档案整理主要包括拆除装订、对破损严重无法直接进行扫描的档案修复、填写交接登记单、记录文件的起始页码和页数、扫描工作完成后重新装订等环节,以确保档案的安全、准确、无遗漏。

(二)档案扫描

扫描是纸质档案进行数字化处理的关键环节,主要有:

1.扫描方式的选择。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(主要指工程图纸)进行扫描。纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式,纸质状况好的可采用高速扫描方式以提高工作效率。

2.扫描色彩模式的选定。扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。普通A4文档采用24位真彩色扫描,图纸档案则采用黑白扫描,如图纸内容有彩色修改的部分应对该部位采用24位真彩色扫描,然后对该扫描的黑白和彩色两部分进行合理的处理。

3.扫描分辨率的选择。原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像利用效果为准,一般选择≥200dpi。特殊情况下,可以适当提高分辨率。

4.扫描登记。认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。

(三)图像处理

图像处理主要包括图像质量检验、纠偏、去污、图像拼接、裁边处理。

(四)图像存储

存储格式一般采用TIFF格式存储,也可采用JPEG格式,应以保证扫描图像清晰可读的前提下,尽量减少存储容量为准则。

(五)目录建库

目录建库应选择通用的数据格式,按照《城市建设档案著录规范》的标准进行著录,建立档案目录数据库。

(六)数据挂接

1.汇总挂接。档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,及时加载到数据服务器端汇总。通过管理软件,实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接。

2.数据关联。将每一份纸质档案文件扫描所得一个或多个图像存储为一份图像文件,将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与档案目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

(七)数据验收

以抽检和自检的方式检查已完成的数字化转换的所有数据,验收合格后方可进行下一步操作。

(八)数据备份

经验收合格的完整数据要及时用硬盘、磁盘或光盘进行备份,确保数据安全。

三、档案数字化的注意事项

(一)应加强档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全。

(二)档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总、装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

(三)用户权限设置问题。应根据用户群设定不同的权限,可分为管理用户群和查阅用户群,管理用户群可凭密码对系统数据进行日常维护,而查阅用户群只能查阅相关档案信息资料,不能对数据进行相关操作,以此而维护档案数据的原始性。

(四)做好数据备份。要及时做好数据的备份,采用刻录光盘或存储与能脱机保存的载体上(如可移动硬盘),不允许用软磁盘作为长期存储数据的载体。一式23份,条件允许的话可异地保存,防止数据及其他不可预料的事情发生。

四、档案数字化的成果影响

(一)档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行数字化后,数据只需一次录入可以多次利用。数据录入后,可以方便地打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。如果档案库中的信息需要统计时,可以由档案管理系统进行处理,并形成报表打印出来,极大地提高了管理人员的工作效率。

(二)检索查询更为方便。传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案数字化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,极大地减轻了工作人员的负担。

(三)提高整个单位的工作效率。实施档案数字化后,档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来,可以更好地从事档案的收集和整编工作,提高整个单位的工作效率。

(四)提供高效率的服务。档案数字化后,将已开放的档案上网,利用者可以在任何时间、任何地点通过网络查询自己所需的档案,从而为利用者节约了大量的时间,提高了利用者的工作效率。

总之,城建档案数字化建设不是一个简单工程,也不是一朝一夕就能完成的,因此,我们城建档案工作者一定要树立好正确的思想观念,充分认识到城建档案数字化建设重要性,认真做好数字化工作的每一环节,才能切实把城建档案数字化建设好。

 

 

 

报:市委办、市人大办、市府办、市政协办、市委组织部、市纪委办、市作风办、市效能办,陈新书记、沈仁康市长、居亚平主任、俞流传主席、李剑飞副书记、江汛波副市长、杜康书记、诸葛慧艳部长、傅根友书记、赵建林部长、王延生副主任、占跃平副市长、陈建良副主席、谢土你副秘书长。

发:各县(市、区)建设局,城东分局、城南分局、西区工程建设管理局,局属各单位,局机关各处室。

审签:方正则                                     编辑:赵欣

版权所有:浙江省衢州市住房和城乡建设局 备案序号:浙ICP备11030249号 网站地图
网站标识码:3308000024 联系电话:0570-3025644 3034465 网站总访问量:

浙公网安备 33080202000365号