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衢州市住房和城乡建设局办公室关于印发衢州市住建局会计档案管理制度的通知

来源:建设局网管员 时间:2011-11-3 10:37:00 作者:建设局网管员 阅读 2218 次

衢住建〔2011〕86号


局机关各处室、局属各单位:

      《衢州市住建局会计档案管理制度》已经局长办公会议审议同意,现印发给你们,请遵照执行。

 

           二○一一年九月七日

主题词:城乡建设  会计档案  通知
衢州市住房和城乡建设局办公室      2011年9月7日印发

衢州市住建局会计档案管理制度

      第一章 总则
      第一条 会计档案是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据,为了规范局系统会计档案管理, 保证会计档案安全、完整、有序、保密。根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本局实际情况,制定本办法。
      第二条 本办法所称会计档案,包括纸质会计档案和电子会计档案。

      第二章 会计档案管理部门
    第三条 局计财处和办公室共同负责本系统会计档案工作的指导、监督和检查。
      第四条 各单位的会计档案在财务处室保管期间的具体管理工作由财务处室负责,移交档案管理处室后的会计档案由档案管理处室负责。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
      第五条 财务核算使用的电脑必须做好保密工作,维修维护工作应由本单位网管员负责。
      第六条 局属各单位在本办法的基础上,根据各单位的实际情况,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防损毁、散失和涉密。

      第三章 会计档案归档的范围
      第七条 归档的会计档案包括纸质档案和电子档案。
      第八条 纸质会计档案包括:
      (一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
      (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
      (三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
      (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

      第四章 会计档案的整理
    第九条 会计年度终了后,财务处室应将装订成册的会计档案进行整理立卷,将电子文档刻录成光盘。
      第十条 各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
      第十一条 会计凭证。每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,做到整齐、牢固、美观。装订封面的所有内容要填写齐全,  包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
      第十二条 会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。
      会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
      会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
    装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。
    会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
    第十三条 会计报表。会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

      第五章 会计档案的归档保管
    第十四条 当年的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务处室保管一年,期满之后原则上应由财务处室编制清册移交本单位的档案处室保管。
      第十五条 涉及工程建设项目的会计档案,在竣工决算未经审计前,不得办理会计档案移交。其他涉及未了结的债权、债务的会计档案,财务处室保管会计档案时间可适当延长。
      第十六条 本单位档案管理处室和财务管理处室应明确由专人负责会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。专人负责财务核算电脑的维护维修。
    第十七条 财务处室在将会计档案移交本单位档案管理处室时,应开列清册,填写交接清单;在账簿使用日期栏填写移交日期;在双方处室负责人和纪检人员的监交下,交接人员双方按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
   移交本单位档案管理处室的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案管理处室应当会同财务处室和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
      第十八条 机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

      第六章 会计档案的借阅使用
      第十九条 档案管理处室和财务处室要分别建立会计档案清册和借阅登记清册。
      第二十条 凡需查阅会计档案人员,须经单位财务负责人或单位领导书面批准后,会计档案管理人员才可办理查阅手续。
      第二十一条 借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换:不得将会计档案携带出外,如遇审计等特殊情况,须经单位领导书面批准;需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导书面批准后方可复制。

      第七章  会计档案保管期限
      第二十二条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
      会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。具体时间按照财政部《会计档案管理办法》的规定。

      第八章  会计档案的销毁
      第二十三条 下属单位会计档案保管期满,需要销毁时由档案管理部门提出销毁清单,汇同单位财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。经局办公室和计财处同意,方可销毁。
      第二十四条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案管理处室保管到结清债权、债务时为止。
      正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
      第二十五条 销毁会计档案时,应由档案管理处室和财务处室、纪检人员共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章。

      第九章  会计档案移交
      第二十六条  单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。
      第二十七条  移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
      第二十八条  交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名并加盖公章。

      附则
      第二十九条 本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。

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